Em minhas reuniões
periódicas com empresários e clientes percebo cada vez mais que quem está no
comando das empresas está cada vez menos interessado em acompanhar os processos
tributários de seus negócios.
Enquanto isto, os órgãos fiscalizadores estão, há
pelo menos uma década, em trabalho constante para informatização de todo o
processo fiscal. O que se viu neste período foi uma massificação do uso da Nota Fiscal Eletrônica, que é apenas a ponta
de um iceberg tecnológico bem mais abrangente: o Sistema Público de
Escrituração Digital. Dentro deste sistema há ainda a Escrituração Fiscal
Digital e a Escrituração Contábil Digital.
Tudo para gerar uma base unificada
que ajude no controle da sonegação com cruzamento de dados que tapa o ralo da
falta de informação e o escoamento de milhões de reais em tributos não pagos.
Ou alguém acha que é mágico o crescimento histórico da arrecadação nos últimos
10 anos que é o dobro do PIB.
A questão é que o que
se vê é espécie de Big Brother da contabilidade. Todos estão sendo monitorados
e é preciso que os dados sejam incluídos nestas etapas de forma bastante
criteriosa. Mais que isto: lá na frente – quero dizer muito em breve – o
empresário que ainda dá de ombros para esta realidade poderá ser surpreendido
com notificações não muito agradáveis de que houve equívocos em suas
declarações e a conta a ser paga não será barata.
Na visão do
empresário, em especial do pequeno e médio empreendedor, toda esta questão
fiscal é burocracia que deve ser tratada exclusivamente por sua assessoria
contábil. No contexto destas alterações fiscais, inúmeras novas informações
devem ser geradas e o empresário simplesmente as ignora. Este é o grande
engano.
O empresário precisar tomar as rédeas do que é feito internamente na
hora da emissão dos documentos, estar alinhado com seus colaboradores e, por
fim, afinado com sua assessoria contábil. Ele é sim parte fundamental deste
processo. Afinal, onde se dá a emissão de nota fiscal? Onde se processa entradas e
saídas para fins de controle de estoques? Quem opera recebimentos e pagamentos
bancários? Resposta: dentro da sua empresa!
De forma bastante
resumida, chego a alguns pontos importantes que o empresário precisa se
atentar. E que há uma séria de instituições e até mesmo empresas especializadas
em qualificá-lo para não perder o compasso destes quesitos básicos:
- Manter-se informado das linhas gerais do
processo: Apesar de não precisar deter
conhecimentos profundos sobre a gestão tributária, o empresário não pode
ignorar totalmente o processo.
- Buscar uma parceria com sua assessoria
contábil: Muitas das informações que o empresário
necessita podem ser obtidas com sua assessoria contábil. Deverá haver um
maior grau de comprometimento entre empresa e contabilidade, com cada um assumindo
compromissos de sua competência. Se sua assessoria não for parceira nesta
hora, avalie a possibilidade de trocá-la, pois este suporte será necessário.
- Investir em treinamento da equipe: Muitas informações fiscais serão geradas dentro da empresa (Nota fiscal eletrônica, Estoques,
Movimentação Bancária). Se o empresário possui colaboradores despreparados
no aspecto fiscal e não sabem nem o que significa SPED, como eles podem ser geradores
destas informações? Portanto, um programa de treinamento será necessário e
deverá abranger vários setores da empresa: compradores, vendedores,
estoquistas, faturistas, financeiro e TI, entre outros.
- Investir em Sistema ERP ou equivalente: Independentemente do porte da empresa, não há qualquer
possibilidade de atender à demanda fiscal que está sendo implantada sem o
uso de recurso tecnológico. Um sistema informatizado que compile os dados
de compra, venda, estoque, contas a pagar, contas a receber, fluxo de
caixa. É indispensável para gerir as informações solicitadas pelo fisco. Existe
muita empresa gastando demasiadamente com recurso humano para suprir a
falta de um sistema de informática, gerando informações pouco confiáveis
para o fisco.
- Facilitar a Integração de sistemas e
processos: Mantendo uma parceria com sua assessoria contábil,
buscar soluções conjuntas que venham a integrar sistemas, evitando
retrabalho e reduzindo custos para ambos.
- Ser inteligente no uso das informações
geradas: Com uma equipe bem treinada e com um
sistema ERP devidamente alimentado e integrado, o empresário pode tirar
proveito das informações geradas para potencializar e maximizar seus
resultados, cobrando da assessoria contábil informações que vão subsidiar
sua tomada de decisão no que se refere à formação de preços, redução de
custos e avaliação de resultados.
Por fim, não há mais
como o empresário tapar o sol com esta peneira esburacada da desculpa de que
isto não faz parte de suas atribuições. E, lembrando, ele está atrasado perto
do que a tecnologia já evoluiu. Perder mais um dia pode custar caro daqui
poucos anos.
Edmilson
de Ataide é sócio-diretor da Contek e
integrante do conselho consultivo do INAPEM.
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