Exigida já há alguns anos, a emissão de Nota Fiscal
Eletrônica (NF-e) e do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
trouxe mudanças no setor fiscal e exigiu grande mobilização dos
departamentos de TI das empresas brasileiras. Atualmente, os sistemas
desenvolvidos para atender estas exigências estão mais estáveis e
confiáveis. Contudo, a NF-e e a CT-e ainda não deixaram de ser uma
preocupação para as empresas.
O grande desafio agora é o que fazer
com os documentos recebidos. Legalmente, quem recebe o arquivo XML tem a
obrigação de guardá-lo e certificar-se de que ele é um arquivo válido.
Imagine que o processo de recebimento de NF-e ou CT-e antes era pegar a
nota fiscal já com o caminhão na porta da empresa, fazer a conferência
física, seguir com a entrada no sistema e arquivamento do documento
fiscal.
Com a entrada dos documentos eletrônicos, temos o processo
iniciando não mais com a chegada do caminhão, mas antes mesmo deste sair
do fornecedor. No momento da emissão da nota com o envio do XML, o
mesmo sendo recebido, inicia-se o processo de recebimento. Na chegada da
mercadoria é obrigação garantir que o XML já esteja na empresa e ainda
validar o mesmo na respectiva Secretaria da Fazenda.
Essas mudanças
não trouxeram só complicações, mas sim muitas possibilidades de
melhorias no processo – desde a inclusão da data de emissão da NF-e no
fornecedor em relatórios de planejamento da produção até o ponto de
negociar com os fornecedores a saída do caminhão somente após a
validação do XML contra o pedido de compra, garantindo assim um ganho de
tempo considerável no recebimento da mercadoria.
As empresas que já
possuem a recepção de NF-e e CT-e automatizadas afirmam que sem o
recebimento automático teriam um desgaste enorme para consultar a
validade e arquivar os XMLs. Com essa solução as empresas ganham tempo
de entrada da mercadoria e ainda em segurança da informação.
A
tecnologia corre atrás ou na frente para apoiar o negócio. A maioria dos
sistemas de mensageria é capaz de receber e de validar estes arquivos,
mas muitos poucos conseguem comparar o XML com o que está escriturado no
ERP, deixando o recebedor “às cegas”, sem a certeza de ter um XML
válido para toda entrada realizada na empresa.
A preocupação com o
passivo gerado por esse processo tem surgido com maior força na pauta
das discussões de melhorias para o ano de 2012. As empresas já não sabem
por quanto tempo conseguem conviver com essa desconformidade legal ou
com o atraso no processo de recebimento. Mais uma vez, é preciso unir
forças entre a tecnologia e o negócio para evitar perdas e gerar ganhos.
As
exigências do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) vieram
para melhorar a relação entre as empresas e o Fisco, fazendo com que
este processo seja mais transparente e a fiscalização possa ser mais bem
realizada. Mas as organizações podem e devem aproveitar estas
obrigações para se modernizar e otimizar as atividades.
Fernando Lino, diretor de Negócios SAP ECC da Veratis
Fonte: TI Inside
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